Mon Bail

Modèles de lettres pour le bail : indexation, préavis, garantie

Trois lettres types à copier et compléter : demander l’indexation, donner son préavis, récupérer la garantie locative. Règles d’envoi par région.

Rédaction Mon Bail · relu le

Publié le · 8 min de lecture

En bref. Trois courriers reviennent pendant un bail : la demande d’indexation, le préavis du locataire et la demande de restitution de la garantie. Chaque modèle se copie et s’imprime.

Remplacez les champs entre crochets. Gardez toujours une copie et la preuve d’envoi.

Demander l’indexation du loyer

Avant d’écrire

Ce modèle sert au bailleur. Le locataire peut s’en servir pour vérifier une demande reçue.

Vérifiez quatre points

  1. Le bail ne refuse pas l’indexation.
  2. Il est enregistré (obligatoire en Wallonie et à Bruxelles).
  3. À Bruxelles, le locataire a reçu un certificat PEB valide.
  4. La date anniversaire est passée.

Le modèle

Le calculateur d’indexation donne les deux indices et le facteur PEB éventuel. Supprimez la ligne du facteur si elle ne vous concerne pas.

[Prénom et nom du bailleur]
[Adresse du bailleur]

[Prénom et nom du locataire]
[Adresse du logement loué]

[Lieu], le [date]

Objet : indexation du loyer au [date d’effet]

Madame, Monsieur,

Conformément à la clause [numéro] de notre bail du [date de signature], qui a commencé le [date de début], je vous demande d’appliquer l’indexation annuelle du loyer à partir du [date d’effet].

Le calcul est le suivant :
Loyer de base (hors charges) : [montant] €
Indice santé de départ ([mois et année], base [base]) : [valeur]
Nouvel indice santé ([mois et année], base [base]) : [valeur]
[montant] × [nouvel indice] ÷ [indice de départ] = [résultat] €
Facteur de correction PEB ([classe], anniversaire en [mois]) : [facteur], soit [résultat corrigé] €

À partir du [date d’effet], le loyer s’élève donc à [nouveau loyer] € par mois, charges en sus ([montant des charges] €), soit [total] € à verser sur le compte [IBAN].

Le bail est enregistré depuis le [date d’enregistrement]. Le certificat PEB du logement porte la classe [classe] et reste valable jusqu’au [date].

Les indices sont publiés par Statbel. Je reste à votre disposition pour toute question sur ce calcul.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.

[Signature]
[Prénom et nom du bailleur]

L’envoi

Région Forme Conseil
Wallonie courrier, e-mail ou SMS gardez une preuve de l’envoi
Bruxelles par écrit recommandé si vous craignez un refus
Flandre par écrit version en néerlandais si le locataire est néerlandophone

Attention

N’attendez pas : la demande ne remonte que trois mois en arrière.

Donner son préavis (locataire)

Avant d’écrire

Pour quitter un bail de 9 ans, une lettre suffit, sans donner de raison. Le préavis de 3 mois commence le 1er jour du mois qui suit l’envoi.

Une lettre envoyée le 30 octobre vous libère fin janvier. Envoyée le 2 novembre, fin février. Un jour de retard coûte un mois de loyer.

Qui signe

Chaque locataire qui a signé le bail. Si vous êtes mariés ou cohabitants légaux, signez à deux.

Le modèle

[Prénom et nom du ou des locataires]
[Adresse du logement loué]

[Prénom et nom du bailleur]
[Adresse du bailleur]

Recommandé

[Lieu], le [date]

Objet : congé du bail de résidence principale du [date de signature]

Madame, Monsieur,

Par la présente, je mets fin au bail qui nous lie pour le logement situé [adresse du logement], conclu le [date de signature] et qui a commencé le [date de début].

Le préavis de trois mois prendra cours le 1er [mois suivant l’envoi] et se terminera le [dernier jour du troisième mois]. Je libérerai les lieux au plus tard à cette date.

[Si le bail prend fin pendant les trois premières années : Je prends note que l’indemnité de [3, 2 ou 1] mois de loyer prévue par la loi sera reprise dans le décompte de fin de bail.]

Je vous propose de réaliser l’état des lieux de sortie le [date proposée] à [heure], ou à une autre date qui vous conviendrait avant la remise des clés.

Après mon départ, vous pouvez me joindre à l’adresse suivante : [nouvelle adresse], ou au [téléphone], [adresse électronique].

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.

[Signature de chaque locataire]
[Prénom et nom de chaque locataire]

L’envoi

Région Forme
Wallonie recommandé, huissier, ou remise en main propre contre un double signé et daté
Bruxelles recommandé conseillé, modèles officiels sur be.brussels
Flandre par écrit, recommandé conseillé pour la preuve

Récupérer la garantie locative

Avant d’écrire

La banque ne rend la garantie qu’avec un accord écrit signé par les deux parties, ou avec un jugement. Le plus rapide : envoyer cet accord tout prêt.

Envoyez-le après l’état des lieux de sortie et la remise des clés, jamais avant. Pas de dégâts ? Demandez toute la garantie. Des dégâts ? Proposez un montant, avec les devis ou les photos.

Le modèle

[Prénom et nom du ou des locataires]
[Nouvelle adresse]

[Prénom et nom du bailleur]
[Adresse du bailleur]

Recommandé

[Lieu], le [date]

Objet : libération de la garantie locative, bail du [date de signature]

Madame, Monsieur,

Le bail du logement situé [adresse du logement] a pris fin le [date de fin du bail]. L’état des lieux de sortie a été établi le [date] et les clés vous ont été remises le [date].

La garantie locative de [montant] € a été constituée le [date] sous la forme suivante : [compte bloqué n° (numéro) auprès de (banque) / dossier e-DEPO n° (numéro) / garantie bancaire (banque) / autre].

[Variante 1 : L’état des lieux de sortie ne relève aucun dégât et je suis en règle de loyers et de charges. Je vous demande de libérer la totalité de la garantie et de ses intérêts à mon profit.]

[Variante 2 : L’état des lieux de sortie relève [description]. Je vous propose de vous attribuer [montant] € et de me libérer le solde, soit [montant] € augmenté des intérêts.]

Vous trouverez ci-dessous l’accord de libération à compléter et à signer. Je vous remercie de me le renvoyer signé dans les quinze jours, afin que je puisse le transmettre à [banque / e-DEPO].

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.

[Signature de chaque locataire]


ACCORD DE LIBÉRATION DE LA GARANTIE LOCATIVE

Bail du [date de signature], logement situé [adresse du logement]
Garantie : [compte n° / dossier e-DEPO n° / référence de la garantie bancaire], [banque]

Les soussignés, [nom du bailleur], bailleur, et [nom du ou des locataires], locataire(s), constatent la fin du bail au [date de fin] et demandent la libération de la garantie et de ses intérêts comme suit :
au profit du ou des locataires : [montant ou « la totalité »], sur le compte [IBAN du locataire]
au profit du bailleur : [montant ou « néant »], sur le compte [IBAN du bailleur]

Fait à [lieu], le [date], en trois exemplaires.

Le bailleur : [signature]          Le ou les locataires : [signature]

Votre banque a peut-être son propre formulaire de libération. Il reprend les mêmes informations.

Les délais

Région Délai pour rendre la garantie
Bruxelles 2 mois au plus après la remise des clés, sauf litige
Wallonie aucun délai dans la loi
Flandre aucun délai dans la loi

Cas particuliers

Ouvrez seulement ce qui vous concerne.

Vous avez reçu un congé du bailleur

Vous pouvez partir avec un mois de préavis, sans indemnité. Dans la lettre de préavis, remplacez le deuxième paragraphe par celui-ci :

Vous m’avez donné congé par courrier du [date] pour [motif invoqué]. Je vous notifie un contre-préavis d’un mois, comme la loi le permet. Il prendra cours le 1er [mois suivant l’envoi] et se terminera le [dernier jour de ce mois], sans indemnité.
Le bail n’a jamais été enregistré

À Bruxelles et en Flandre, vous partez sans préavis ni indemnité. Écrivez votre date de départ et ajoutez « le bail n’ayant pas été enregistré ».

En Wallonie, envoyez d’abord une mise en demeure d’enregistrer le bail. Sans réaction dans le mois, vous pouvez partir sans préavis ni indemnité.

Vous partez pendant les trois premières années

Le préavis reste de 3 mois. Ajoutez une indemnité de 3, 2 ou 1 mois de loyer selon l’année. Gardez le paragraphe entre crochets du modèle.

La garantie est sur e-DEPO

Le bailleur demande la libération dans l’application. S’il demande un prélèvement, vous devez le valider. Vous refusez ? Le dossier reste bloqué jusqu’à un accord ou un jugement.

Le bailleur ne répond pas

Relancez une fois par recommandé, avec la date de remise des clés. À Bruxelles, rappelez le délai de 2 mois : chaque mois commencé en plus coûte au bailleur 10 % du loyer mensuel.

Toujours rien ? Le juge de paix peut ordonner la libération.

Pour aller plus loin

Questions fréquentes

Un e-mail suffit-il pour demander l’indexation ?

En Wallonie, oui : courrier, e-mail ou SMS, si vous gardez la preuve. À Bruxelles et en Flandre, il faut un écrit. À Bruxelles, le recommandé reste conseillé.

Dois-je envoyer le préavis en recommandé ?

En Wallonie, la loi cite le recommandé, l’huissier ou la remise en main propre contre un double signé et daté. C’est la forme la plus sûre partout : elle prouve la date d’envoi.

Mon conjoint doit-il signer le préavis ?

Oui, si vous avez signé le bail à deux. Oui aussi si vous êtes mariés ou cohabitants légaux et que c’est votre logement familial.

Le bailleur refuse de signer l’accord de libération. La banque peut-elle me rendre l’argent ?

Non, pas sans accord écrit des deux parties ou copie d’un jugement. Il faut alors saisir le juge de paix du lieu du logement.

La Région bruxelloise propose-t-elle ses propres modèles ?

Oui. be.brussels publie des modèles de congé pour le locataire et un modèle pour le bail non enregistré, à valeur indicative.

Sources

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